Si possono mettere i dati dei clienti in ChatGPT? Dipende dalla versione

E' la domanda che arriva piu' spesso, e la risposta breve e' che dipende dal piano. La risposta lunga vale la pena di leggerla, perche' l'errore che si fa non e' tecnico: e' trasferire dati di clienti a un terzo senza averne titolo, cosa che risponde a regole precise indipendentemente dallo strumento.

Il criterio, prima dei nomi dei piani

Quando mettete un documento in uno strumento esterno, quel documento esce dal vostro perimetro e finisce da un fornitore. Perche' sia lecito servono tre cose: un contratto che lo qualifichi come responsabile del trattamento, una base valida per l'eventuale trasferimento fuori dall'Unione, e la garanzia che i contenuti non vengano usati per addestrare modelli. Questi tre elementi ci sono nei piani aziendali e non nei piani gratuiti: e' li' la differenza, non nelle funzioni.

Le versioni, in ordine di idoneita'

Versione gratuita

Non utilizzabile per dati di clienti, dipendenti o fornitori. Nessun contratto sul trattamento da sottoscrivere, e i contenuti possono essere impiegati per il miglioramento del servizio. Non e' una questione di prudenza: e' che manca il presupposto giuridico.

Versione personale a pagamento

I contenuti si possono escludere dall'addestramento da un'impostazione. Resta pero' un contratto pensato per un uso individuale: va bene per lavorare su materiale proprio e non contrattualizzabile per i dati aziendali.

Piani per team e per grandi organizzazioni

Utilizzabili, a condizione di sottoscrivere l'accordo sul trattamento e configurarli. E' qui che arrivano le funzioni che servono davvero a un'azienda: gestione centralizzata degli accessi, registri, controllo del periodo di conservazione.

Accesso tramite interfaccia di programmazione

Utilizzabile, con l'accordo standard, ed e' la strada quando il servizio va integrato in un vostro sistema anziche' usato da persone.

I cinque passi per mettersi in regola

1. Vietate per iscritto l'uso delle versioni gratuite sui dati aziendali, e dite perche': senza la ragione, la regola viene aggirata.
2. Acquistate i piani aziendali per chi usa questi strumenti nel lavoro. Costano meno del tempo speso a discuterne.
3. Sottoscrivete l'accordo sul trattamento e conservatene copia con la data.
4. Configurate la conservazione al minimo consentito dal piano, e verificate da dove accede l'assistenza tecnica.
5. Aggiornate l'informativa: il fornitore va indicato fra i responsabili del trattamento, con la base del trasferimento e i tempi di conservazione.

Il precedente italiano che conviene ricordare

Il Garante per la protezione dei dati personali ha disposto nel 2023 una limitazione temporanea del servizio in Italia, poi revocata dopo gli interventi del fornitore, e ha successivamente adottato un provvedimento sanzionatorio. E' la ragione per cui in Italia la domanda si pone con piu' serieta' che altrove: non e' un tema teorico, l'autorita' e' gia' intervenuta.

Quando nessuna versione va bene

Per dati sanitari, biometrici, giudiziari, o quando un vostro contratto con un cliente vieta la comunicazione a terzi, la scelta non e' fra i piani: e' fra un servizio esterno e un modello che gira nella vostra infrastruttura. Costa di piu' e va mantenuto, e per alcuni trattamenti e' l'unica strada praticabile. Le quattro domande da fare a qualunque fornitore sono in Dove stanno i vostri dati quando usate un servizio di AI.